공식적인 편지를 쓰는 방법

평생 동안 대부분의 사람들은 다양한 경우에 대해 공식적인 편지를 써야합니다. 비즈니스 서신이라고도하는 공식 서신의 허용되는 형식은 정확하며 신중하게 받아 들여야합니다.

샘플 공식 편지를 사용하는 방법

이 편집 가능한 공식 서신을 다운로드하십시오.

샘플 편지를 사용하려면 이미지를 클릭하십시오. 이 시점에서 나중에 사용하기 위해 컴퓨터에 다운로드하거나 필요에 맞게 편집 한 다음 저장하고 다운로드 할 수 있습니다. 편지를 다운로드하려면 이미지를 클릭하면 새 창에서 열립니다. 그런 다음 다운로드 아이콘을 클릭하여 컴퓨터에 저장하십시오.

무엇을 써야하고 어떻게 공식적인 편지를 쓰는지 아는 것은 의심 할 여지없이 직업 생활 내내 반복적으로 사용할 기술입니다. 올바른 형식을 따르는 것은 형식적인 편지에 관해서 실제로 쓰는 것만 큼 중요합니다.

1 단계 : 정보 수집

편지를 쓰려면 자신과 편지를 쓰는 사람에 대한 정보가 있어야합니다. 편지의 목적을 뒷받침하는 귀하의 주소와 귀하에 관한 모든 정보를 포함해야합니다.

편지 수령인에 대해 필요한 정보는 다음과 같습니다.

성명
직함 (Dr., Reverend, Mrs.)
회사 또는 조직 이름
우편 주소

공식 서신을 보낼 때 특정 사람에게 보내는 것이 가장 좋습니다. 누구에게 편지를 보낼지 확실하지 않은 경우 회사 웹 사이트를 확인하거나 직접 전화 할 수 있습니다. 그 사람의 직함을 모르거나 남자인지 여자인지 확실하지 않은 경우에는 그 사람의 전체 이름 만 사용하면됩니다.

이 모든 정보를 편지를 쓰는 동안 쉽게 찾을 수있는 한 곳에 보관하십시오. 이렇게하면 실제 편지 쓰기 과정이 더 쉬워집니다.

2 단계 : 서식 지정

공식 서신에 대해 일반적으로 허용되는 표준 형식이 있습니다. 이 형식을 고수하면 상황의 형식을 존중하고 형식을 연구하기 위해 노력했다는 인상을 줄 것입니다. 그만큼 퍼듀 온라인 글쓰기 연구소 공식 서신 서식 지정에 대한 구체적인 지침을 제공합니다.

12 포인트 글꼴
Times New Roman 글꼴
한 줄 간격
1.5 인치 여백
블록 형식
왼쪽 정렬
이 예와 같이 작성된 날짜 : 1999 년 3 월 14 일 (월을 입력하고 연도에 4 자리 숫자 포함)

3 단계 : 제목

제목에는 주소와 날짜가 포함됩니다. 제목에 이름을 넣지 않습니다. 제목에 이메일 주소와 전화 번호를 포함하는 것은 허용되지만 필수 사항은 아닙니다. 제목은 문서의 왼쪽 상단 모서리에 블록 형식으로 표시되며 이는 각 줄이 마지막 줄 바로 아래에서 시작 함을 의미합니다.

이메일 주소를 포함하는 경우 전문적인 주소인지 확인하십시오. catsRcute@wahoo.com과 같은 이메일 주소는 미숙하고 비전문적으로 보입니다. 가능하면 성과 이름 만 사용하는 이메일 주소를 만드십시오. 전화 번호를 포함하는 데에도 동일한 기준이 적용됩니다. 쉽게 연락 할 수있는 번호 또는 메시지를 남길 수있는 옵션이있는 번호 만 포함하십시오.

4 단계 : 내부 주소

내부 주소에는 편지를받는 사람의 이름과 주소가 포함됩니다. 옥스포드 사전 귀하의 편지의이 섹션은 제목 아래 네 줄로 시작해야한다는 것을 공유합니다. 받는 사람의 직함과 성명으로 시작하십시오. 그 사람의 이름을 모르면 그 사람의 직함 만 사용할 수 있지만 특정 사람에게 편지를 보내는 것이 가장 좋습니다. 이름 아래에 모든 단어를 적어 주소를 적습니다. 예를 들어, 약어로 'st'가 아닌 'Street'를 사용해야합니다.

5 단계 : 인사말

인사말은 기본적으로 누군가를 직접 만나서 '안녕하세요'라고 말할 때와 같은 인사말입니다. 이 섹션은 내부 주소 아래 두 줄로 시작해야합니다. 에 따르면 가장 일반적으로 사용되는 공식 인사말 쓰다 , '친애하는'입니다. 그런 다음받는 사람의 직함과 이름 뒤에 콜론을 포함합니다. 예를 들어 'Dear Mr. Jones :'라고 말할 수 있습니다.

6 단계 : 바디

편지의 본문은 실제 메시지입니다. 형식적인 편지에서는 목적에 따라 본문에 1 ~ 3 개의 단락을 포함 할 수 있습니다.

첫 번째 단락-자신과 쓰기 목적을 소개합니다.
두 번째 단락-귀하의 목적을 뒷받침하는 간단한 정보 제공
세 번째 단락-수취인에게 시간을내어 감사하고 제공된 보충 자료를 참조하십시오.

편지의 본문은 인사말 아래에 두 줄을 배치해야하므로 그 사이에 한 줄을 건너 뛸 수 있습니다.

7 단계 : 닫기

마지막은 편지에서 작별 인사를하는 방법입니다. 본문 뒤에 한 줄을 건너 뛰고 마무리를 작성하십시오. 당신의닫는 문구아래에 여러 줄을 남겨두고 이름을 입력합니다. 당신이 떠나는 공간은 당신이 편지에 물리적으로 서명하는 곳이 될 것입니다. 허용되는 공식 마감은 다음과 같습니다.

친애하는
진정으로
최고의 소원

항상 쉼표로 닫아야합니다.

8 단계 : 편집

편지를 보내기 전에 형식, 철자 및 문법을 확인하는 것이 매우 중요합니다. 이러한 세부 사항에 대한 관심은 업무 윤리와 후속 조치 능력을 보여줍니다. 컴퓨터의 맞춤법 검사 옵션을 시작점으로 사용할 수 있습니다. 그런 다음 다른 사람에게 문서 검토를 요청하는 것이 좋습니다. 그런 다음 완료하기 전에 한 번 더 직접 편지를 확인해야합니다. 편집하는 동안 귀하와 귀하가 선택한 검토자는 다음을 확인해야합니다.